Je predimplementačná analýza pomoc počas implementácie ERP alebo naopak – je skôr komplikáciou?
Implementácia informačného systému alebo ERP je naozaj zložitý proces, ktorý mnohokrát od základu prekope spoločnosť.
Už samotný fakt, že sa spoločnosť rozhodla implementovať nový informačný systém, je dôkazom toho, že sa musia a aj budú diať zmeny. Niekedy naozaj zásadné, inokedy viac-menej kozmetické.
Predtým, než spoločnosť vybrala ten vyhovujúci informačný systém, prebehlo výberové konanie. Tam sa spoločnosť snažila vysvetliť dodávateľom svoje potreby a dodávatelia sa zase snažili odprezentovať svoje riešenie ako to najlepšie pre daného zákazníka.
Pozrime sa na predimplementačnú štúdiu z iného pohľadu.
Do hry vstupujú dva zásadné aspekty:
- Zákazník má veľmi skreslenú predstavu o tom, ako vysvetľovať dodávateľovi IS svoje požiadavky a robí to podľa svojho najlepšieho vedomia a svedomia. Žiaľ, mnohokrát veľmi povrchne, neštruktúrovane a aj neefektívne.
- Dodávateľ IS má svoje obchodné postupy, väčšiu alebo menšiu ochotu hovoriť o vlastnostiach IS (hlavne tých problematických) a hlavne má limitované kapacity vyhradené na presales, prípadne na odbornú podporu. Všetko to sú človekohodiny, a tým vlastne peniaze. Mnohokrát existuje súbeh viacerých obchodných príležitostí a to situáciu ešte viac skomplikuje.
V niektorom budúcom článku chcem poodhaliť praktiky a dôvody niektorých obchodných postupov na strane dodávateľov. Je to veľmi zaujímavá téma.
Teraz sme na konci výberového konania. Prešlo niekoľko kôl, boli urobené prezentácie, referenčné návštevy, konzultácie, sú napísané x-té verzie ponúk a zákazník sa rozhoduje.
Ako a prečo vstupuje do hry predimplementačná štúdia?
Ľudia vo výberových komisiách už bývajú značne unavení, počas výberového konania zaznie naozaj množstvo informácií, ktoré treba navnímať a spracovať. A to je unavujúce. Teraz však prichádza tá najkomplikovanejšia fáza výberového konania. Prichádza čas na jednanie o zmluve a tu je hlavný kameň úrazu. Zákazník predpokladá, že dodávateľovi poskytol všetky potrebné a dôležité informácie o svojich potrebách ale dodávateľ sa bráni uzavrieť kontrakt na „fix price“. Termín býva tiež háklivá téma. Bežne sa stáva, že jednania zastanú na bodoch, popisujúcich záväzky a sankcie.
Tu obe strany konštatujú, že stále nie je úplne jasný rozsah a obsah dodávky IS. Ako z toho von?
Je tu čarovná formulka – predimplementačná štúdia. A najlepšie, keď je táto štúdia urobená ešte pred podpisom zmluvy. Bude presne určovať rozsah a obsah dodávky IS. Bude garantovať cenu a termíny. A dodávateľovi za to zaplatíme relatívne malé peniaze v porovnaní s cenou projektu. Takže získame istotu, že ten materiál vytvorí dobrý základ pre vzájomnú spoluprácu.
Prečo zlyháva myšlienka predimplementačnej štúdie?
Takto odprezentovaná myšlienka vo svojej podstate nemá chybu. Žiaľ, mnohokrát fatálne zlyháva. Je zaujímavé sa pozrieť na to prečo.
- Akákoľvek predimplementačná štúdia je v podstate len ďalší zber informácií o potrebách zákazníka s väčším dôrazom na návrh riešenia. Limitujúca býva aj cena, ktorá definuje kapacitu analytikov a návrhárov dodávateľa.
- Momentálne informačné systémy sú parametrizovateľné užívateľskými nastaveniami do takej miery, že niektoré nastavenia môžu zmeniť celý charakter IS. Dôsledky takýchto nastavení nie je možné domyslieť. Toto je nutné otestovať.
- Mnoho návrhov a myšlienok na papieri vyzerá dobre, ale prax a prvé testovanie ukáže, že môžu obsahovať zásadné chyby a problémy, ktoré nemusia byť riešiteľné parametrizáciou alebo programovaním. Ak áno – je to miesto, kde začína konflikt. Tu treba urobiť zmenu a každá zmena projektu sú peniaze a to niekto musí „zatiahnuť“.
- Podľa mojich skúseností sa už v ranej fáze implementácie kvôli horeuvedeným dôvodom začne implementačný proces odchyľovať predimplementačnej štúdie. Výsledok sa mnohokrát na pôvodný zámer ani nepodobá.
- Na to, aby bola predimplementačná štúdia urobená dôsledne a tak ako očakáva hlavne zákazník, je potrebné preniesť podstatnú časť implementácie do tejto fázy, čo by znamenalo zobrať minimálne 1/4 – 1/3 implementačných nákladov a dať ich do tejto fázy. To však, žiaľ, neznamená, že o to sa implementácia poníži (lebo implementačné procesy a optimalizácia).
- Na koniec jedno drsné konštatovanie – predimplementačnú štúdiu nemá zákazník plne pod kontrolou a dodávateľ ju pravdepodobne a logicky využije na to, aby kryl chrbát hlavne sebe.
Záver
Predimplementačná štúdia podľa môjho názoru nie je najlepším spôsobom na vyjasnenie si rozsahu a obsahu implementácie IS. Existujú iné metódy, s ktorými je možné dosiahnuť podstatne lepšie výsledky a sú aj menej časovo a kapacitne náročné. Ale o tom až nabudúce.
Podrobnejšie informácie o našom poradenstve v oblasti ERP systémov nájdete na našich stránkach.
Autor: Igor Kočiš. Som konzultant a obchodný manažér. Do sveta IT som vstúpil roku 1993. Zameriavam sa na riešenia pre výrobné spoločnosti. Chápem rôzne typy výrob a ich väzbu na ostatné firemné procesy. V spolupráci so širokou škálou partnerov prinášam klientom unikátne a merateľné riešenia.