Veľa zákazníkov sa ma pýta ako a čo urobiť, keď si chcú vybrať informačný systém.
Samotný proces začína dávno predtým, než si niekto klikne v Googli a napíše „Najvhodnejší informačný systém pre našu spoločnosť“.
Preto, aby sme zákazníkovi naozaj vedeli poradiť vo výbere informačného systému, vypracovali sme si vlastnú filozofiu a postup.
Pre pochopenie našej filozofie použijem tento obrázok:
Naším cieľom je postupné definovanie jednotlivých oblastí, aby sme zistili, aký je ich prienik.
Definíciu prvej množiny – „Čo zákazník chce“ vieme popísať ako zámer vedenia spoločnosti, prípadne majiteľov a sumár základných potrieb, ktoré má informačný systém spĺňať hlavne v strategickej oblasti. Táto definícia je veľmi dôležitá, lebo bez nej vo finále vedenie spoločnosti neuvidí pridanú hodnotu.
Následne je potrebné definovať skutočnú potrebu. Mnohokrát je to veľmi zložitá úloha ako pre zákazníka, tak aj pre nás. Toto znamená, že je potrebné pozrieť sa podrobne na jednotlivé funkčné požiadavky a analyzovať, do akej miery sú pre spoločnosť prínosom a či navrhovaná zmena prinesie oproti pôvodnému stavu benefit.
Je dôležité vedieť aká prácnosť je spojená s novým procesom nielen na strane dodávateľa IS, ale aj na strane samotného zákazníka. Prácnosť, náklady majú veľký dopad na výsledný efekt. Samozrejme, toto je zohľadňované z dlhodobého hľadiska. Naším odporúčaním je venovať sa len veciam, ktoré majú priamy vplyv na zisk, prípadne funkčnosť procesu. To sa vo výsledku pretaví do zvýšenej efektivity a v konečnom dôsledku do pozitívneho finančného efektu. Ostatné potreby sú len spotrebovávaním času a peňazí.
Z týchto dvoch procesov vypadne finálne zadanie pre informačný systém.
Dôležitosť správneho zadania
- Dodávateľ informačného systému musí vedieť, čo je predmetom záujmu zákazníka.
- Zákazník potrebuje mať jasno v tom, čo je pre neho dôležité a čo musí systém bezpodmienečne vedieť.
- Presné zadanie vytvára predpoklady pre nastavenie metriky na vyhodnocovanie informačného systému.
Metrike vhodnej na vyhodnocovanie výberového konania na dodávku informačného systému sa budeme venovať v samostatnom článku.
Dôležitým bodom tohto kroku je aj to, že funkcionality, ktoré nie sú v zadaní presne zadefinované, majú tendenciu byť počas implementácie (nasadzovania) informačného systému upresňované a cena je kľúčovým parametrom. Buď budú urobené v rámci dohodnutej ceny a sú robené čo najjednoduchšie a pre implementátora čo najlacnejšie, ako sa dá – a tým pádom nemusia zodpovedať predstavám zákazníka, alebo budú cenu navyšovať. Prípadne nebudú vôbec zrealizované, lebo ich systém – ľudovo povedané – nezvláda.
Funkcionalita systému
Odovzdaním ponúk a prezentáciami dodávateľov sa otvára tretia množina – funkcionalita systému. Každý informačný systém má sebe vlastnú funkcionalitu. Treba si uvedomiť, že každý systém má svoju filozofiu a primárne zameranie, čo zjednodušene znamená, že systémy, ktoré sú určené pre strojársku výrobu budú v sieti maloobchodných predajní takmer nepoužiteľné.
Vo výberových konaniach sa však môžu stretnúť aj takíto konkurenti, a potom je potrebné vedieť, čo každý systém ponúka v základe, čo v rámci customizácie a čo ponúknuť nedokáže.
Dosiahnutie ideálneho prieniku týchto troch množín – zadanie projektu, čo zákazník môže dostať a čo dostane – je filozofiou, ktorú prinášame našim zákazníkom.
Autor: Igor Kočiš. Som konzultant a obchodný manažér. Do sveta IT som vstúpil roku 1993. Zameriavam sa na riešenia pre výrobné spoločnosti. Chápem rôzne typy výrob a ich väzbu na ostatné firemné procesy. V spolupráci so širokou škálou partnerov prinášam klientom unikátne a merateľné riešenia.