Väčšina úspešných spoločností sa prirodzeným vývojom ocitne v bode, keď si vedenie spoločnosti musí položiť zásadnú otázku. „Naozaj pre ďalší rozvoj potrebujeme vo firme nový informačný systém?”
Samotnému rozhodnutiu vybrať a nasadiť nový informačný systém zvyčajne predchádzajú búrlivé diskusie, ktoré vo firme častokrát odhalia mnoho problémov. Práve informačný systém je totiž koncentrátor a vizualizátor týchto problémov. V tomto momente, hneď na začiatku, vzniká zvyčajne prvá chyba pri výbere informačného systému.
Prvá chyba pri výbere informačného systému
Vedenie spoločnosti mnohokrát mylne úsúdi, že výmena informačného systému automaticky vyrieši problémy v spoločnosti. Ani ten najlepší informačný systém však problémy sám o sebe nevyrieši.
Správny výber a implementácia informačného systému by mali byť dobrým nástrojom a pomocníkom pri riešení vnútrofiremných problémov a umožniť tak ďalší rozvoj spoločnosti.
ERP
Zámerne hovorím o informačnom systéme a nie o ERP systéme. Je veľký rozdiel medzi informačným systémom a ERP systémom. ERP systém je podmnožinou informačného systému. V podstate, informačným systémom môže byť aj papierový šanón alebo excelovská tabuľka.
Už názov ERP – Enterprise Resource Planning – naznačuje, že sa jedná o SW, ktorý plánuje a riadi zdroje spoločnosti. Dodávatelia rôznych parciálnych a jednoduchších SW balíkov im radi dávajú nálepku ERP systém, aj keď ním v skutočnosti nie sú. Dôvodov môže byť niekoľko:
- Snaha o zvýšenie kreditu vlastného (alebo predávaného) SW balíka začlenením sa do tejto skupiny
- Spoliehaním sa na to, že Google vyhľadávače ponúknu vo výsledkoch vyhľadávanie ich riešenie potenciálnemu záujemcovi
- Alebo v momente, keď chcenie predbehne realitu a plánované rozšírenie SW balíka je ešte naozaj v nejakej zďaleka nie finálnej fáze
Druhá chyba pri výbere informačného systému
A tu vzniká druhá častá chyba. Ak firma potrebuje systém na skladovú evidenciu, fakturáciu, prípadne ekonomiku a účtovníctvo, tak ERP systém je pre nich v podstate zbytočný. Nie každá firma, vždy a za každú cenu potrebuje pre svoj ďalší rozvoj práve ERP systém.
Na trhu existuje dostatok menších, a hlavne funkcionalitou zaujímavejších informačných systémov, ktoré môžu niektorým firmám ich vnútrofiremné problémy rýchlo a jednoducho vyriešiť bez potreby implementácie robustného ERP systému.
Tento článok píšem po mnohoročnom pôsobení na trhu informačných systémov a ERP systémov. Počas svojej kariéry som prešiel pozíciami predajcu, konzultanta, bol som aj na strane zákazníka, ktorý implementuje renomované ERP systémy.
Vďaka mojím skúsenostiam sa na problematiku výberu ERP systému nepozerám ako na potenciál predať jedno konkrétne riešenie, lebo žiadne nemám v ponuke. Používam úplne inú optiku na celú problematiku.
So zákazníkom sa dokážem baviť o jeho potrebách bez toho, že by sa musel obávať, že ho nakoniec budem nútiť vybrať si jeden konkrétny ERP systém.
Počiatočná zákazníkova potreba vybrať a nasadiť nový informačný systém, alebo ERP systém, sa niekedy po konštruktívnej konzultácií môže zmeniť len na potrebu učesať si vnútrofiremné procesy, dáta, alebo upraviť existujúci systém, vrátane excelovských tabuliek, ktoré nie a nie opustiť bojisko a uvoľniť priestor.
Počas svojej praxe som sa viackrát stretol s tým, že prvotnú otázku o potrebe nového informačného systému vlastne zákazník vôbec nemal zodpovedanú. Odpovede na konkrétne otázky, prečo potrebuje vo firme nový Informačný systém, len nahrádzal viac-menej štandardnými frázami typu:
- Potrebujeme moderný a flexibilný informačný systém
- Potrebujeme mať rovnaké riešenie ako má naša materská spoločnosť
- Chcem optimalizovať a učesať procesy a potom zavediem nové ERP
Ako nevyberať informačný systém
Pre lepšie pochopenie opíšem túto situáciu na konkrétnom príklade. Na obchodnom stretnutí ma oslovil kamarát s otázkou. „Ty máš skúsenosti s ERP systémami. Aké by si mi odporučil? Veď našu firmu poznáš (bol som tam asi dvakrát). Urobil som výberové konanie, oslovil som pár dodávateľov, ktoré som si vyhliadol na internete. Potom sme mali prezentácie a teraz mám na stole ponuky a ja neviem ako ďalej.”
Toto je klasická situácia, keď potenciálny zákazník nevie pochopiť, že bez potrebnej analýzy mu nedokážem odporučiť jeden konkrétny systém.
Neexistuje totiž jediný najlepší a univerzálny ERP systém, ktorý vyrieši všetky vnútrofiremné problémy.
Veľa spoločností však postupuje práve takýmto spôsobom, keď sa snažia delegovať na dodávateľa Informačných systémov riešenie svojich vnútrofiremných problémov a dúfajú, že sa stane zázrak.
Základným kameňom úrazu je to, že všetci dodávatelia ERP systémov alebo iných SW balíkov budú presviedčať potenciálneho zákazníka, že najlepším riešením všetkých jeho problémov je práve ich systém. Nakoľko však dodávatelia zvyčajne nemajú veľký priestor na skutočnú analýzu vnútrofiremných problémov potenciálneho zákazníka – a v rámci efektivity obchodného procesu na toto ani nie je veľký priestor – tak volia obchodnú taktiku ukazovania svojich silných stránok a funkcionalít svojho systému podľa hesla: „Zákazník si v tom niečo nájde.“
A naozaj. V záplave rôznych „features“ a vychytávok ponúkaného systému sa zákazník častokrát odpútava od pôvodnej potreby riešenia svojich konkrétnych problémov. Pod vplyvom toho, čo všetko systém ponúka, zákazník rýchlo zabúda na svoje priority a prechádza do módu uspokojenia sa s mylným pocitom, že tak vyšperkovaný systém predsa jeho problémy musí vyriešiť.
Skutočne rozumiete tomu, čo kupujete?
Ďalším dôležitým aspektom pri výbere ERP systému je obrovské množstvo informácií, ktoré musí zákazník v krátkej dobe vstrebať. Už to, že terminológia je u rôznych dodávateľov iná, spôsobuje zmätok. Formulácie používané skúsenými predajcami sú viac mätúce, ako vysvetľujúce a nie je jednoduché to odhaliť. O tom viem naozaj svoje, lebo to bola moja denná rutina.
Preto zákazníkom vrelo odporúčam, aby skôr ako do Google vyhľadávača zadajú dotaz „Ako si vybrať ERP systém“, urobili krok späť. Aby sa najskôr ešte raz opýtali sami seba alebo skúseného, a hlavne nezávislého externého konzultanta.
„Aké problémy potrebujem vo firme vyriešiť a naozaj potrebujem nový informačný systém, alebo ERP systém?“
Otázok v tejto fáze je niekoľko:
- Je informačný systém naozaj to, čo potrebujem?
- Čo musím urobiť predtým, ako začnem výberové konanie?
- Podľa akých parametrov si vyberať informačný systém?
V pokračovaní seriálu sa pozrieme na prvú otázku.
Podrobnejšie informácie o našom poradenstve v oblasti ERP systémov nájdete na našich stránkach.
Autor: Igor Kočiš. Som konzultant a obchodný manažér. Do sveta IT som vstúpil roku 1993. Zameriavam sa na riešenia pre výrobné spoločnosti. Chápem rôzne typy výrob a ich väzbu na ostatné firemné procesy. V spolupráci so širokou škálou partnerov prinášam klientom unikátne a merateľné riešenia.