V minulom článku sme sa zamýšľali, či je nový ERP systém nevyhnutný naozaj pre každú spoločnosť.
Ak vedenie spoločnosti dospelo k rozhodnutiu, že súčasťou riešenia problémov spoločnosti bude aj nasadenie nového ERP systému, tak zvyčajne začína komplikovaná fáza jeho výberu.
Výberové konanie a jeho hlavné úskalia
Výberové konanie na dodávku ERP systému je náročný proces, ktorý má svoje pravidlá, zákonitosti a hlavne úskalia. Smutnou správou pre manažment spoločnosti je, že tu neexistujú skratky, len množstvo intenzívnej a systematickej práce.
Toto býva prvý a najzásadnejší kameň úrazu výberového konania. Vyťaženosť manažmentu a kompetentných pracovníkov, ktorí nezriedka bývajú vyťažení štandardnými pracovnými povinnosťami na obligátnych 120%. Vsunúť medzi ne ešte úlohy vyplývajúce z organizovania a riadenia výberového konania býva naozaj veľký problém.
V hlavnej roli IT oddelenie
V tomto momente nastáva jedna z najväčších chýb, s ktorou sa stretávam. Namiesto analýzy vnútrofiremných procesov a následného určenia priorít pre výber ERP systém, sa manažment často rozhodne delegovať proces výberového konania na IT oddelenie. Dôvody bývajú takmer vždy rovnaké:
- Je to informačný systém, tak informatika by sa tomu mala rozumieť najlepšie
- Aj tak budú musia riešiť server, koncové stanice a ostatné hardvérové záležitosti
- Určite sa budú vedieť v problematike rýchlo zorientovať
- Majú s tým najväčšie skúsenosti a vyberú ten najlepší systém
Okrem bodu 2 by som všetky ostatné body vedel pomerne úspešne spochybniť.
Tento spôsob delegovanie výberu ERP systému na IT oddelenie je preto veľakrát zdrojom frustrácie, konfliktov a množstva nedodržaných termínov. IT oddelenie v tom však býva väčšinou nevinne, je to dôsledok zlého rozhodnutie manažmentu, ktoré pridelilo IT oddelenie nesprávnu úlohu.
V prvom rade je výber informačného systému záležitosťou strategickou a procesnou. IT oddelenie plní v spoločnosti veľmi špecifické úlohy súvisiace s technickým zabezpečením prevádzky vnútrofiremnej infraštruktúry. IT oddelenie by ale nemalo plánovať strategické ciele a nemalo by nastavovať vnútrofiremné procesy vo firme.
Ako základný stavebný kameň pri rozhodovaní o výbere ERP systému chápem dokument s názvom: Stratégia budovania a rozvoja Informačných systémov v spoločnosti. Tento dokument by mal byť vypracovaný v súlade so stratégiou organizácie. Môžem povedať, že pri otázke: “Akú máte stratégiu budovania a rozvoja informačných systémov v spoločnosti?“ sa veľa krát stretávam s nechápavými pohľadmi, alebo reakciou : „Zavolám vedúceho IT oddelenia, on vám to vysvetlí“.
Pritom definovanie základnej stratégie a rozvoja informačných systémov nie je až tak zložité. Ale o tomto si povieme v niektorom z nasledujúcich článkov.
A čo finančné alebo oddelenie?
Okrem IT oddelenia je často výber ERP systému delegovaný napríklad aj na finančné oddelenie (veď súčasťou býva ekonomika), alebo na iné oddelenie, u ktorého je potreba nového ERP systému najvypuklejšia. V takomto prípade je to učebnicový príklad, keď sa výber riadi podľa hesla: „Vaše oddelenie si vymyslelo potrebu nového ERP systému, tak sa teraz venujte jeho výberu“.
Každý z týchto postupov má svoje úskalie. Tento „set up“ sa nevyhne jednostrannému pohľadu zo strany koordinátora z jedného oddelenia, ktorý má možnosť – a aj ju využije – na preboxovanie si svojich záujmov na úkor ostatných oddelení a na úkor celkových vnútrofiremných procesov vo firme.
7 výhod externého poradcu
Na súčasnom trhu sa otvára zaujímavá možnosť. Volá sa externý poradca.
Trh s ERP riešeniami sa otvoril na začiatku 90-tych rokov, kedy sa k nám začali dostávať renomované zahraničné systémy a začali výrazne ovplyvňovať tento tržný segment. Mnoho externých poradcov začalo naberať skúsenosti práve v tomto období. Následne mali možnosť vystriedať viacero SW balíkov.
Po mnohých rokoch pôsobenia na pozíciách predajcov, alebo konzultantov sa odstrihli od závislosti na konkrétnom riešení a rozhodli sa predávať svoje skúsenosti.
V čom je externý poradca prínosom:
- Vie vám pomôcť definovať ciele v oblasti IS, ktoré budú podporovať stratégiu organizácie v takých bodoch ako je: konkurenčná výhoda, spokojnosť zákazníkov/ dodávateľov a tiež zvýšenie zisku.
- Do celého procesu výberového konania vnesie “Helicopter view”, nadhľad, ktorý môže byť pre manažment veľmi zaujímavý
- Nie je zaťažený históriou a zvyklosťami spoločnosti
- Vie vypracovať zmysluplné zadanie pre dodávateľov ERP systémov
- Nastaví metriku vyhodnocovania výberového konania
- Počas prezentácií a pri študovaní ponúk vie čítať a počúvať aj medzi riadkami,
- Vidí chýbajúce informácie, alebo zbytočnú vatu, ktorá má odpútať pozornosť od nejakého problému
Vzhľadom na pridanú hodnotu sa náklady na externého poradcu veľmi rýchlo vrátia.
Poznámka na záver
Očakávať, že implementácia informačných systémov sama o sebe zrýchli a zlepší rozhodovacie procesy a odstráni neefektívnosť, nie je na mieste. Informačný systém je len jedným z mnohých systémov v organizácii, jeho hlavnou úlohou je podporovať fungovanie hlavných procesov.
Znalosti sú uložené v hlavách ľudí, nie v informačných systémoch. Ak chceme pracovať so znalosťami, tak musíme pracovať s ľuďmi.
Podrobnejšie informácie o našom poradenstve v oblasti ERP systémov nájdete na našich stránkach.
Autor: Igor Kočiš. Som konzultant a obchodný manažér. Do sveta IT som vstúpil roku 1993. Zameriavam sa na riešenia pre výrobné spoločnosti. Chápem rôzne typy výrob a ich väzbu na ostatné firemné procesy. V spolupráci so širokou škálou partnerov prinášam klientom unikátne a merateľné riešenia.