Prvý krát som sa tejto témy dotkol v článku „Ako si vybrať ERP systém“. V praxi sa často stretávam s tým, že od ERP sú veľké očakávania a je vnímaný ako „všeliek“ na všetky problémy. Spoločnosti sa vrhajú do výberových konaní a následne do implementácií ERP a míňajú značné finančné prostriedky. To však často nie je potrebné.
Skúsim sa na tento problém pozrieť detailnejšie, nakoľko správne pochopenie témy môže ušetriť veľa peňazí za nové ERP.
Ako ušetriť na implementácii ERP?
Výber nového informačného systému má mnoho dôvodov. K rozhodnutiu zadovážiť si ERP riešenie spoločnosť dospeje väčšinou po dlhšom čase, keď je situácia v spoločnosti v nejakom smere nevyhovujúca alebo až kritická. Vtedy sa myšlienka implementácie nového ERP dostáva do popredia a po čase sa vykryštalizuje do výberového konania alebo priamo do zadania pre konkrétne ERP riešenie (alebo konkrétneho dodávateľa).
Najväčším problémom v tomto bode je stav, keď manažment prestane riešiť problémy v spoločnosti a začne sa spoliehať na nové ERP ako na spásu, ktorá všetko vylieči. S takýmto prístupom sa v praxi stretávam a je to pochopiteľné. Rôzne referenčné príbehy popisujú výsledok nasadenia ERP viac-menej idealisticky. Je to však len abstrakt toho, čo sa dialo, podfarbený marketingovým oddelením s cieľom vtesnať do pár viet čo najohurujúcejšiu informáciu a vytvoriť WAW efekt na potenciálneho zákazníka.
Realita je však prozaickejšia a hlavne zložitejšia.
Kľúčom k vyriešeniu tohto problému je ujasniť si, čo chcem nasadením nového ERP riešenia dosiahnuť. Ak sa pri presnejšej definícii cieľov zameriavame na konkrétne oddelenia spoločnosti, alebo základné biznis procesy, je dôležité sa nepozerať sa na problematiku cez optiku nového ERP, ale v prvom priblížení hľadať možnosti s využitím aktuálnych SW prostriedkov. Je to veľmi ťažká úloha. Užívatelia a manažéri majú terajší stav zaškatuľkovaný ako zlý a majú pocit, že používané SW nástroje už dosiahli svoj funkčný vrchol a nedá sa s nimi nič urobiť.
Práve používané SW nástroje môžu mať veľa možností, ktoré vedia radikálne zvýšiť ich úžitkovú hodnotu. Stačí len doplniť vhodné polia, vytvoriť dátové väzby alebo doprogramovať časť funkcionality. Za zlomok peňazí je výsledok radikálne lepší. Cesta k tomu býva pomerne jednoduchá. Je potrebné sa venovať týmto SW nástrojom a zahrnúť ich do analýzy. Je potrebné poznať ich funkcionalitu, možnosti rozšírenia a vývojárske zázemie. Súčasťou posudzovania je aj potenciál produktu smerom do budúcna. Ak je produkt za horizontom svojej životnosti alebo spoločnosť, ktorá ho vyvíjala už neexistuje, je jasné, že tento produkt „vypadáva z hry“.
U viacerých zákazníkov som v rámci analýzy prezentoval manažmentu záver, že vidím v rámci existujúcich SW nástrojov potenciál na zlepšenie a neodporúčam nasadenie nového ERP systému. Býva veľkým prekvapením, že súčasné SW vybavenie má takúto možnosť a existuje cesta k výraznému zlepšeniu stavu bez nutnosti investície do nového ERP.
Záver
Predtým, ako dôjde k rozhodnutiu začať výberové konanie, odporúčame osloviť externého konzultanta, aby sa nezaťaženým pohľadom pozrel na aktuálny stav a snažil sa nájsť riešenie v rámci existujúcich SW prostriedkov. Jeho závery môžu prekvapiť a ukázať cestu, ktorá je lacnejšia a pomerne efektívka.
Autor: Igor Kočiš. Som konzultant a obchodný manažér. Do sveta IT som vstúpil roku 1993. Zameriavam sa na riešenia pre výrobné spoločnosti. Chápem rôzne typy výrob a ich väzbu na ostatné firemné procesy. V spolupráci so širokou škálou partnerov prinášam klientom unikátne a merateľné riešenia.